Wird das funktionieren?

Diese Frage beschäftigte mich am letzten Freitag nach dem Öffnen der Telefonkonferenz, während ich auf die anderen Teilnehmer wartete. Wie werden die Teilnehmer mit den notwendigen Gesprächsregeln klarkommen?

Bilder aus vergangenen Zeiten stiegen in mir auf, als ich mich mit meinen damaligen Kollegen international in solchen Konferenzen zu verständigen hatte. In englischer Sprache, die für die meisten Kollegen eine Fremdspache war. Welchen Stress es damals für mich bedeutete, eine Konferenz mit mehr als vier Teilnehmern zu leiten.

Es geht los

Als dann pünktlich zwischen 18:00 und 18:05 in schneller Folge sieben Mitglieder der Selbsthilfegruppe Recovery in der Leitung waren, atmete ich noch einmal tief durch und begann unser erstes virtuelles Audio-Gruppentreffen. Einer Begrüßung folgte ein eindringlicher Hinweis auf die Gesprächsdisziplin, verstärkt durch ein hilfreiches Beispiel:
Ich forderte alle Teilnehmer auf, gleichzeitig zu spechen.
Das babylonische Stimmengewirr verebbte bereits nach wenigen Sekunden. Alle hatten schnell festgestellt, dass es auf diese Weise nicht möglich ist, überhaupt jemanden klar zu verstehen.

Unsere Selbsthilfegruppe zeichnet sich auch in unseren bisherigen Treffen durch eine ausgezeichnete Diskussionskultur aus.
Am Freitag war es nicht anders. Einem Blitzlicht („Wie geht es mir heute?“) folgte eine „Selbsthilfe Pur“-Diskussion zu einem brandaktuellen Thema in der Gruppe, das nur am Rande mit Corona zu tun hatte. Reihum kam jeder zu Wort und stellte seine Erfahrungen und seinen Zuspruch zum Thema zur Verfügung. Als ich die Augen schloss und dem Gespräch lauschte, fühlte ich mich fast so, als wären wir alle in einem Raum – wie sonst auch.

Natürlich war die Moderation schwieriger, weil die nonverbalen Zeichen der Kommunikation wegfielen, die sonst häufig bei uns die Wortmeldungen einleiten. Aber diese Klippe haben wir gemeinsam erfolgreich umschifft.

So weit gut – und dann?

Pünktlich gegen 19:00 begannen dann jedoch technische Probleme die Diskussion zu stören. Die Tonqualität der Übertragung verschlechterte sich rapide. Über die Ursache können wir nur spekulieren.
Ist die Konferenzzeit doch auf eine Stunde eingeschränkt?
Erhöhte sich das Datenaufkommen im Internet an einem Freitag Abend um 19:00 schlagartig?
Wir wissen es nicht.

Wir haben dann die Gruppenstunde abbrechen müssen.
Schade!
Es fehlte uns der übliche Abschluss unserer Treffen, das Blitzlicht „Wie geht es mir jetzt?“.
Daher telefonierte ich im Anschluss den ganzen Abend über noch mit den einzelnen Teilnehmern, damit bei keinem ein ungutes Gefühl zurückbleiben konnte.

Ein Aufwand, der sich in meinen Augen gelohnt hat.
Die Rückmeldungen der Teilnehmer betätigten dies auch. Ich bin stolz auf Euch!

Fazit

Eine Telefonkonferenz als Mittel der Kommnikation in einer Selbsthilfegruppe zu wählen, ist keine leichte Entscheidung. Die Gruppe ist auf auditive Kommunikation beschränkt.
In einer Zeit, in der so viele Menschen wie selbstverständlich über Zugang zu den verschiedensten visuell-auditiven Kommunikationsmitteln (über den PC oder das Smartphone) verfügen, mag es seltsam erscheinen, dass es durchaus noch Menschen gibt, für die dies nicht möglich ist.
Telefonieren können sie aber doch fast alle.

Das Gespräch am Freitag hat mir gezeigt, dass es funktionieren kann.
Natürlich nur, wenn alle Teilnehmer die nötige Disziplin aufbringen – und die Technik nicht schlapp macht.

Haltet durch und bleibt gesund!
Eure Sonja

Die im ersten Beitrag vorgestellten Lösungen zeigen leider ab dem vierten Teilnehmer starke Schwächen. Verbindungsabbrüche und Störungen erschweren die Verständlichkeit. Daher habe ich heute eine weitere Möglichkeit der Gruppen-Kommunikation mit weiteren Personen getestet: die kostenlose Telefonkonferenz des Anbieters Meebl.

Konferenz einrichten

Die Einrichtung eines Konferenzraumes ist beim Anbieter Meebl sehr unkompliziert. Auf der Startseite wird die Buchung angeboten. Die Erklärungen im gelben Kasten sind verständlich formuliert und geben einen guten Überblick. Für die Buchung wird eine E-Mail Adresse benötigt, an die die Zugangsdaten geschickt werden. Dazu noch der Sicherheitscode, der nicht zwischen Groß- oder Kleinbuchstaben unterscheidet. Ein Klick auf „Konferenz eröffnen“ bucht für 72 Stunden (drei Tage) einen Raum zur freien Verfügung. Keine Panik, wenn die Bestätigungsseite zu schnell wieder geschlossen wurde, alle wichtigen Zugangsdaten sind in der E-Mail enthalten.

Zur Konferenz einladen

Sinnvoll ist es, die notwendigen Angaben aus der E-Mail an die geplanten Teilnehmer z.B. als E-Mail zu versenden. Notwendig sind die Festnetz-Einwahlnummer und die Nummer des Konferenzraumes. Die Konferenzleiter-PIN braucht nur der Konferenzleiter, wie der Name schon sagt diesen sollte man nicht mit verschicken…
Ganz wichtig ist bei der Einladung natürlich auch ein Termin, zu dem der Konferenzraum geöffnet wird und das Gruppen-Gespräch stattfinden soll.

Konferenz starten

Der Konferenzleiter ist der einzige, der zum Zeitpunkt der Konferenz einen PC oder Laptop benötigt. Einige Minuten vor dem Beginn der Konferenz sollte der Leiter den Raum mit der grünen Schaltfläche „Konferenzleiter“ öffnen. Nach der Eingabe von Konferenzraum-Nummer und PIN stehen die Einstellungen des Raumes zur Verfügung.

Konferenz leiten

Ich empfehle, die Funktionsweise des Konferenzraumes mit einer überschaubaren Teilnehmerzahl zunächst einmal zu testen, um sich an den Leiterbildschirm und seine Funktionen zu gewöhnen bevor es „ernst“ wird. Bei der Gruppen-Stunde soll es ja um Inhalte und nicht um die Technik gehen.

Der Leiter muss sich übrigens genau so in die Konfernz einwählen wie die Teilnehmer auch. Dies sollte er ein paar Minuten vor dem vereinbarten Termin tun und sich in der Teilnehmerliste als „Leiter“ markieren. Wenn die Option „Teilnehmer vorstellen“ aktiv ist, wird jeder neue Teilnehmer nach seinem Namen gefragt und der Runde vorgestellt. Die Namen erscheinen leider nicht in der Liste, der Leiter muss sich also merken, wer zu welchem Zeitpunkt den Raum betritt. Ein Notizblock ist unter Umständen hilfreich. Die selektive Stummschaltung einzelner Teilnehmer über die Liste kann notwendig sein, wenn derjenige nicht die nötige Geprächsdisziplin hält.

An der Konferenz teilnehmen

Wenn der Zeitpunkt der Gruppenstunde / des Termins gekommen ist und der Raum geöffnet wurde, können sich die Teilnehmer einwählen. Dies ist sowohl von Festnetz- als auch Mobiltelefonen möglich. Falls eine Flatrate für Gespräche ins deutsche Festnetz besteht, ist der Anruf kostenlos. In anderen Fällen kostet es die individuellen Gebühren für Anrufe ins Festnetz. Meine Einwahl-Nummer stammt aus Berlin.

Was braucht es nun für die Teilnahme?

In der Einladung sollte die Einwahlnummer und die Konferenzraumnummer zu finden sein.

• Nach der Wahl der Rufnummer erfolgt die Ansage: „Bitte geben Sie die Nummer des Konferenzraumes ein.“
• Nach der Nummer ist die Eingabe mit einer „#“ zu bestätigen.
• Eventuell wird noch der Name abgefragt, der eingesprochen und mit der „#“ bestätigt wird.
• Einen Moment später ist man der Konferenz zugeschaltet.

Nun gilt es, einfühlsam und diszipliniert die Themen zu besprechen. Bitte nicht ungeduldig werden, denn ein Gruppen-Telefonat zu führen ist nicht einfach. Ich spreche da aus Erfahrung

Die Konferenz beenden

Jeder Teilnehmer kann die Konferenz durch einfaches auflegen verlassen. Der Leiter der Konferenz braucht noch ein wenig Geduld, bis alle die Leitung verlassen haben. Sollte die Zeit drängen, kann dies auch durch die Option „Alle Teilnehmer rauswerfen“ beschleunigt werden. Dies könnte jedoch zu Missverständnissen führen. Sobald alle Teilnehmer aufgelegt haben, schließt der Leiter über „Logout“ den Konferenzraum.

Fazit des ersten Tests

Die Geprächsqualität war gut und die Handhabung für den Leiter ist verständlich. Die Konferenz ist kostenlos einrichtbar, bietet aber auch die Option, dass ein Teilnehmer, der es sich leisten kann, eine kostenpflichtige Nummer zur Einwahl verwendet und damit eine Art Sponsoring des Anbieters betreibt.

Derzeit läuft eine Anfrage meinerseits beim Anbieter, einen festen Konferenzraum zu erhalten, der von mehreren Selbsthilfegruppen genutzt werden kann, damit nicht jede Gruppe immer wieder einen Raum buchen und für 72 Stunden belegen muss. Hier kann über lokale Kontakte sicherlich eine Zusammenarbeit entstehen.

Ich werde neue Erkenntnisse und erste Gruppenerfahrungen in einem neuen Beitrag berichten.

Bitte bleibt gesund

Eure Sonja