Selbsthilfe im Ausnahmezustand II: Telefonkonferenz

In der aktuellen Zeit arbeite ich, wie auch viele andere, an Lösungen für ein sehr praktisches Problem. Ich möchte, dass „meine“ Selbsthilfegruppe sich trotz der geltenden Einschränkungen im Gespräch austauschen kann.

Die im ersten Beitrag vorgestellten Lösungen zeigen leider ab dem vierten Teilnehmer starke Schwächen. Verbindungsabbrüche und Störungen erschweren die Verständlichkeit. Daher habe ich heute eine weitere Möglichkeit der Gruppen-Kommunikation mit weiteren Personen getestet: die kostenlose Telefonkonferenz des Anbieters Meebl.

Konferenz einrichten

Die Einrichtung eines Konferenzraumes ist beim Anbieter Meebl sehr unkompliziert. Auf der Startseite wird die Buchung angeboten. Die Erklärungen im gelben Kasten sind verständlich formuliert und geben einen guten Überblick. Für die Buchung wird eine E-Mail Adresse benötigt, an die die Zugangsdaten geschickt werden. Dazu noch der Sicherheitscode, der nicht zwischen Groß- oder Kleinbuchstaben unterscheidet. Ein Klick auf „Konferenz eröffnen“ bucht für 72 Stunden (drei Tage) einen Raum zur freien Verfügung. Keine Panik, wenn die Bestätigungsseite zu schnell wieder geschlossen wurde, alle wichtigen Zugangsdaten sind in der E-Mail enthalten.

Zur Konferenz einladen

Sinnvoll ist es, die notwendigen Angaben aus der E-Mail an die geplanten Teilnehmer z.B. als E-Mail zu versenden. Notwendig sind die Festnetz-Einwahlnummer und die Nummer des Konferenzraumes. Die Konferenzleiter-PIN braucht nur der Konferenzleiter, wie der Name schon sagt 😉 diesen sollte man nicht mit verschicken…
Ganz wichtig ist bei der Einladung natürlich auch ein Termin, zu dem der Konferenzraum geöffnet wird und das Gruppen-Gespräch stattfinden soll.

Konferenz starten

Der Konferenzleiter ist der einzige, der zum Zeitpunkt der Konferenz einen PC oder Laptop benötigt. Einige Minuten vor dem Beginn der Konferenz sollte der Leiter den Raum mit der grünen Schaltfläche „Konferenzleiter“ öffnen. Nach der Eingabe von Konferenzraum-Nummer und PIN stehen die Einstellungen des Raumes zur Verfügung.

Konferenz leiten

Ich empfehle, die Funktionsweise des Konferenzraumes mit einer überschaubaren Teilnehmerzahl zunächst einmal zu testen, um sich an den Leiterbildschirm und seine Funktionen zu gewöhnen bevor es „ernst“ wird. Bei der Gruppen-Stunde soll es ja um Inhalte und nicht um die Technik gehen.

Der Leiter muss sich übrigens genau so in die Konfernz einwählen wie die Teilnehmer auch. Dies sollte er ein paar Minuten vor dem vereinbarten Termin tun und sich in der Teilnehmerliste als „Leiter“ markieren. Wenn die Option „Teilnehmer vorstellen“ aktiv ist, wird jeder neue Teilnehmer nach seinem Namen gefragt und der Runde vorgestellt. Die Namen erscheinen leider nicht in der Liste, der Leiter muss sich also merken, wer zu welchem Zeitpunkt den Raum betritt. Ein Notizblock ist unter Umständen hilfreich. Die selektive Stummschaltung einzelner Teilnehmer über die Liste kann notwendig sein, wenn derjenige nicht die nötige Geprächsdisziplin hält.

An der Konferenz teilnehmen

Wenn der Zeitpunkt der Gruppenstunde / des Termins gekommen ist und der Raum geöffnet wurde, können sich die Teilnehmer einwählen. Dies ist sowohl von Festnetz- als auch Mobiltelefonen möglich. Falls eine Flatrate für Gespräche ins deutsche Festnetz besteht, ist der Anruf kostenlos. In anderen Fällen kostet es die individuellen Gebühren für Anrufe ins Festnetz. Meine Einwahl-Nummer stammt aus Berlin.

Was braucht es nun für die Teilnahme?

In der Einladung sollte die Einwahlnummer und die Konferenzraumnummer zu finden sein.

• Nach der Wahl der Rufnummer erfolgt die Ansage: „Bitte geben Sie die Nummer des Konferenzraumes ein.“
• Nach der Nummer ist die Eingabe mit einer „#“ zu bestätigen.
• Eventuell wird noch der Name abgefragt, der eingesprochen und mit der „#“ bestätigt wird.
• Einen Moment später ist man der Konferenz zugeschaltet.

Nun gilt es, einfühlsam und diszipliniert die Themen zu besprechen. Bitte nicht ungeduldig werden, denn ein Gruppen-Telefonat zu führen ist nicht einfach. Ich spreche da aus Erfahrung 😉

Die Konferenz beenden

Jeder Teilnehmer kann die Konferenz durch einfaches auflegen verlassen. Der Leiter der Konferenz braucht noch ein wenig Geduld, bis alle die Leitung verlassen haben. Sollte die Zeit drängen, kann dies auch durch die Option „Alle Teilnehmer rauswerfen“ beschleunigt werden. Dies könnte jedoch zu Missverständnissen führen. Sobald alle Teilnehmer aufgelegt haben, schließt der Leiter über „Logout“ den Konferenzraum.

Fazit des ersten Tests

Die Geprächsqualität war gut und die Handhabung für den Leiter ist verständlich. Die Konferenz ist kostenlos einrichtbar, bietet aber auch die Option, dass ein Teilnehmer, der es sich leisten kann, eine kostenpflichtige Nummer zur Einwahl verwendet und damit eine Art Sponsoring des Anbieters betreibt.

Derzeit läuft eine Anfrage meinerseits beim Anbieter, einen festen Konferenzraum zu erhalten, der von mehreren Selbsthilfegruppen genutzt werden kann, damit nicht jede Gruppe immer wieder einen Raum buchen und für 72 Stunden belegen muss. Hier kann über lokale Kontakte sicherlich eine Zusammenarbeit entstehen.

Ich werde neue Erkenntnisse und erste Gruppenerfahrungen in einem neuen Beitrag berichten.

Bitte bleibt gesund

Eure Sonja